Ce que nous avons automatisé chez Nakama

1. E-mails et relances

   • Boîte mail — Mira
   • Chef de cabinet — Nakama

   Quand ça se lanceChaque matin pour le tri ; les réponses, quand vous les demandez.

   Ce qui en sortUne boîte rangée chaque matin, la liste des messages restés sans réponse et, sur demande, les réponses et les relances rédigées (Gmail, Outlook).

   Voir les étapes

   1. L’agent de la boîte mail lit chaque message en entier et range la boîte : ce qui attend notre réponse, ce qui attend celle de quelqu’un d’autre, ce qui est pour information.
   2. Il signale les messages restés sans réponse depuis plus de cinq jours : une proposition, un devis, une question à un fournisseur.
   3. Sur demande, il rédige la réponse ou la relance, dans le ton de la maison.
   4. Le chef de cabinet, l’agent qui répartit le travail, confie chaque demande au bon agent : une question de client au support, une demande de prix au commercial.

   validéChaque réponse, avant envoi.

   Ce que ça vous éviteraitLa relance oubliée au fond de la boîte.

2. Prospection et ventes

   • Commercial — Theo
   • Mémoire — Otto
   • Boîte mail — Mira

   Quand ça se lanceÀ chaque demande qui arrive ; chaque lundi, la liste des prospects.

   Ce qui en sortLa réponse écrite à chaque demande, une fiche et un premier message par prospect, la liste des relances, le fichier clients à jour (HubSpot).

   Voir les étapes

   1. Le commercial prépare la réponse écrite à chaque demande, avec ce que la mémoire sait déjà.
   2. Il cherche chaque prospect sur le web, sur son site et ses pages publiques, et prépare une fiche et un premier message.
   3. La boîte mail repère les relances dues.
   4. Le fichier clients est tenu à jour (HubSpot).

   validéChaque message, un par un. Aucun envoi de masse.

   Ce que ça vous éviteraitLe devis qui dort, que personne ne relance.

3. Support

   • Support — Iris
   • Mémoire — Otto

   Quand ça se lanceÀ chaque demande de support.

   Ce qui en sortChaque demande triée, et sa réponse préparée dès que vous la demandez ; un article d’aide tiré de la question qui revient (HubSpot, Zendesk, Slack).

   Voir les étapes

   1. L’agent du support trie chaque demande et, dès que vous le demandez, prépare la réponse avec l’historique du client.
   2. La mémoire retrouve ce qui a déjà été répondu.
   3. La question qui revient devient un article d’aide.

   validéChaque réponse et chaque article, avant de partir.

   Ce que ça vous éviteraitLa même réponse, retapée chaque semaine.

4. Communication sur chaque canal

   • Communication — Noa
   • Mémoire — Otto
   • Recherche — Leo
   • Agents de code

   Quand ça se lanceChaque lundi, le programme de la semaine ; chaque vendredi, l’article du blog de Nakama.

   Ce qui en sortLe programme de la semaine, les posts LinkedIn et X, l’article du blog, les notes de l’épisode du podcast.

   Voir les étapes

   1. La communication tire de la semaine un texte par canal, LinkedIn et X, à partir des notes, des décisions et des épisodes du podcast.
   2. La mémoire retrouve chaque fait et sa source ; la recherche vérifie ce qui vient du web.
   3. Le vendredi, les agents de code rédigent l’article du blog à partir des notes de la semaine.

   validéChaque texte, avant publication.

   Ce que ça vous éviteraitLa page LinkedIn qu’on ne nourrit plus.

5. Référencement et surveillance du site

   • Missions — Ada
   • Recherche — Leo
   • Agents de code

   Quand ça se lanceChaque lundi, à heure fixe.

   Ce qui en sortUn tableau de bord tenu à jour, et les corrections prêtes à mettre en ligne.

   Voir les étapes

   1. Une tâche programmée ouvre chaque page du site et relève les titres, les descriptions et les liens cassés.
   2. La recherche suit sur le web les requêtes où le site doit paraître.
   3. Les agents de code préparent les corrections, prêtes à mettre en ligne.

   validéChaque correction, avant sa mise en ligne.

   Ce que ça vous éviteraitLe lien cassé qu’un client découvre avant vous.

6. Veille

   • Missions — Ada
   • Recherche — Leo

   Quand ça se lanceChaque matin, à heure fixe.

   Ce qui en sortChaque matin, une synthèse avec ses sources, une ligne par sujet, et des idées de posts et d’exercices.

   Voir les étapes

   1. Chaque matin, une tâche programmée lance la recherche.
   2. La recherche lit les failles de sécurité parues et ce qui s’écrit sur les agents IA.
   3. Elle compare les sources et garde celles qui tiennent.

   validéLes posts et les exercices tirés de la veille, avant publication.

   Ce que ça vous éviteraitLa veille qu’on remet toujours à plus tard.

7. Les chiffres de la semaine

   • Chiffres — Sage

   Quand ça se lanceChaque vendredi.

   Ce qui en sortLe point de la semaine, chaque chiffre avec sa source.

   Voir les étapes

   1. L’agent des chiffres relève chaque vendredi les compteurs de la semaine, chacun avec sa source.
   2. Un chiffre sans source ne part pas : il le signale, au lieu de l’estimer.

   validéChaque chiffre, avant publication.

   Ce que ça vous éviteraitLe rapport qu’on écrit la veille au soir.

8. Réunions et agenda

   • Réunions — Kai
   • Planning — Remy

   Quand ça se lanceAvant chaque réunion, et chaque lundi pour préparer la semaine.

   Ce qui en sortUne fiche avant, un compte rendu après, les créneaux de la semaine (Google Calendar, Outlook).

   Voir les étapes

   1. Avant chaque rendez-vous, l’agent des réunions prépare une fiche : qui vient, les échanges passés, les questions ouvertes.
   2. Après, il rédige le compte rendu à partir des notes de la réunion.
   3. L’agent du planning propose les créneaux de la semaine et les plages à protéger.

   validéChaque rendez-vous, avant d’être posé dans l’agenda.

   Ce que ça vous éviteraitArriver en réunion sans le dossier.

9. Facturation et administratif

   • Chef de cabinet — Nakama
   • Chiffres — Sage

   Quand ça se lanceLe premier jour ouvré du mois.

   Ce qui en sortLe texte de chaque facture et de chaque relance de paiement, prêt à reporter dans l’outil de facturation ; le calendrier des échéances administratives, tenu à jour.

   Voir les étapes

   1. Le chef de cabinet prépare le texte des factures du mois et des relances de paiement, et le calendrier des échéances administratives.
   2. L’agent des chiffres fournit les montants et leurs sources.

   validéChaque facture, avant envoi.

   Ce que ça vous éviteraitL’échéance administrative oubliée, la relance de paiement qu’on repousse. La facture elle-même se fait dans votre outil de facturation.

• Les posts « build in public » et les articles du blog

  La communication tire de la semaine les posts LinkedIn et X et les articles du blog : ce qui a été livré, ce qui a cassé, ce qui a été appris.

  • Communication — Noa
  • Recherche — Leo

• Le suivi des paiements Stripe

  Les chiffres suivent les abonnements et les paiements Stripe, et signalent un échec de paiement ; la relance est préparée.

  • Chiffres — Sage
  • Chef de cabinet — Nakama

• Le support

  Chaque demande arrive au support, qui prépare la réponse avec l’historique du client ; la question qui revient devient un article d’aide.

  • Support — Iris
  • Mémoire — Otto

• Les mails et les réunions

  La boîte mail trie et prépare les réponses ; chaque réunion a sa fiche avant et son compte rendu après.

  • Boîte mail — Mira
  • Réunions — Kai

• Les nouveaux exercices

  Chaque matin, une tâche programmée relève les failles de sécurité parues ; chaque semaine, la recherche en retient une, avec sa source ; les agents de code écrivent l’exercice et sa correction.

  • Missions — Ada
  • Recherche — Leo
  • Agents de code

• Le référencement et la surveillance du site

  Une tâche programmée relit les pages du site et suit les requêtes où elles doivent paraître ; les agents de code préparent les corrections.

  • Missions — Ada
  • Agents de code

validé Chaque post, chaque article, chaque réponse, chaque exercice, avant de partir.