Cas d’usage
Ce que vos agents font, poste par poste.
Six postes tenus par l’équipe de base dès l’installation, puis six que nous construisons sur mesure après l’audit. Pour chaque cas : ce que les agents font, et ce qui reste à vous.
Dès l’installation, avec l’équipe de base
Six postes du quotidien, tenus dès le premier jour. Pour chacun : ce que l’agent fait, ce qui reste à vous, et un échange type.
Mira
Boîte mail · avec Nakama (Chef de cabinet)
E-mails et relances
- Trier la boîte chaque matin
- Repérer ce qui reste sans réponse
- Préparer les réponses et les relances
Reste à vousChaque envoi : il attend votre validation.
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Mira
Boîte triée : 3 messages attendent votre réponse. Le devis envoyé lundi est sans réponse depuis 6 jours : la relance est prête.
Vous
Validé, envoie-la. Et propose un appel jeudi.
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Mira
Relance envoyée, avec la proposition d’appel. Je vous préviens dès la réponse.validé
Theo
Commercial · avec Mira (Boîte mail)
Prospection et ventes
- Qualifier les demandes entrantes
- Préparer une fiche et un premier message par prospect
- Relancer et proposer des créneaux
Reste à vousLa relation et la négociation.
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Theo
Demande entrante ce matin : fiche de l’entreprise préparée, premier message rédigé. Deux relances sont dues cette semaine.
Vous
Le message est bon. Ajoute nos deux références du secteur.
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Theo
Message envoyé avec les deux références. Les deux relances sont prêtes pour demain.validé
Noa
Communication · avec Otto (Mémoire)
Communication
- Relire vos notes et vos décisions de la semaine
- En tirer un texte par canal
- Adapter le format à LinkedIn ou à X
Reste à vousChaque publication, avant de partir.
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Noa
Cette semaine : trois posts LinkedIn et deux posts X, tirés de vos notes de réunion. Programmés jeudi à 9 h.
Vous
Le deuxième post est trop long. Coupe-le en deux.
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Noa
Coupé en deux, le second part vendredi. Les cinq posts sont programmés.validé
Iris
Support · avec Otto (Mémoire)
Support client
- Trier les demandes
- Préparer la réponse avec l’historique du client
- Faire de la question qui revient un article d’aide
Reste à vousLes cas sensibles et les gestes commerciaux.
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Iris
12 demandes triées. La réponse à la question sur la facturation est prête, avec l’historique du client. Une question revient trois fois : brouillon d’article d’aide.
Vous
Envoie la réponse. Pour l’article, ajoute une capture d’écran.
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Iris
Réponse envoyée. L’article attend votre relecture, avec la capture.validé
Leo
Recherche · avec Ada (Missions)
Veille concurrentielle et réglementaire
- Suivre vos sources chaque jour
- Comparer et repérer ce qui change
- Signaler ce qui compte
Reste à vousCe que vous en faites.
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Leo
Veille du matin : deux changements chez vos concurrents, un texte réglementaire publié hier. Synthèse d’une page, avec les sources.
Vous
Détaille le texte réglementaire : qui est concerné, et quand.
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Leo
Fiche ajoutée : le périmètre, l’échéance, les trois obligations nouvelles, avec les sources.
Kai
Réunions · avec Remy (Planning)
Réunions et planning
- Préparer chaque réunion
- En tirer les décisions et les actions
- Tenir le planning à jour
Reste à vousLes arbitrages.
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Kai
Réunion de 14 h : fiche prête, trois points ouverts. Compte rendu d’hier : quatre décisions, deux actions à suivre.
Vous
Compte rendu validé. Envoie-le aux participants.
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Kai
Compte rendu envoyé aux quatre participants. Les deux actions sont dans le planning.validé
Sur mesure, après l’audit
Ce que nous construisons quand vos process le demandent. Ces agents s’ajoutent à l’équipe de base.
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Répondre aux appels d’offres
Leo, recherche · Otto, mémoire
Lisent le dossier de consultation, extraient les exigences et les contraintes techniques, préparent la trame du mémoire et la liste des pièces.
Reste à vousLe prix, la stratégie, la signature.
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Achats et fournisseurs
Mira, boîte mail · Sage, chiffres
Comparent les devis, relancent les fournisseurs, préparent les bons de commande.
Reste à vousLe choix du fournisseur et la commande.
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Finance et comptabilité
Sage, chiffres · Nakama, chef de cabinet
Rapprochent et classent les opérations, signalent les anomalies, préparent le reporting du mois.
Reste à vousLes écritures validées et les décisions.
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RH et administratif
Remy, planning · Mira, boîte mail
Préparent l’accueil des nouveaux, répondent aux demandes courantes (congés, attestations), trient les candidatures selon vos critères.
Reste à vousChaque décision sur une personne.
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Conformité NIS2 et DORA
Otto, mémoire · Mira, boîte mail
Tiennent le registre des preuves, relancent les responsables, suivent les questionnaires fournisseurs.
Reste à vousLa validation de chaque exigence.
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Centre de sécurité (SOC)
Iris, support · Leo, recherche · Kai, réunions
Trient les alertes, écartent les faux positifs connus, enrichissent le reste, préparent le rapport d’incident.
Reste à vousFermer une alerte critique, et chaque décision.
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