O que automatizámos na Nakama

1. E-mails e lembretes

   • Caixa de correio — Mira
   • Chefe de gabinete — Nakama

   Quando arrancaTodas as manhãs para a triagem; as respostas, quando as pedir.

   O que daí saiUma caixa arrumada todas as manhãs, a lista das mensagens que ficaram sem resposta e, a pedido, as respostas e os lembretes redigidos (Gmail, Outlook).

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   1. O agente da caixa de correio lê cada mensagem na íntegra e arruma a caixa: o que espera a nossa resposta, o que espera a de outra pessoa, o que é para informação.
   2. Assinala as mensagens que ficaram sem resposta há mais de cinco dias: uma proposta, um orçamento, uma pergunta a um fornecedor.
   3. A pedido, redige a resposta ou o lembrete, no tom da casa.
   4. O chefe de gabinete, o agente que distribui o trabalho, confia cada pedido ao agente certo: uma pergunta de cliente ao suporte, um pedido de preço ao comercial.

   validadoCada resposta, antes do envio.

   O que lhe evitariaO lembrete esquecido no fundo da caixa.

2. Prospeção e vendas

   • Comercial — Theo
   • Memória — Otto
   • Caixa de correio — Mira

   Quando arrancaA cada pedido que chega; todas as segundas-feiras, a lista de potenciais clientes.

   O que daí saiA resposta escrita a cada pedido, uma ficha e uma primeira mensagem por potencial cliente, a lista de lembretes, o ficheiro de clientes em dia (HubSpot).

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   1. O comercial prepara a resposta escrita a cada pedido, com o que a memória já sabe.
   2. Procura cada potencial cliente na web, no seu site e nas suas páginas públicas, e prepara uma ficha e uma primeira mensagem.
   3. A caixa de correio deteta os lembretes devidos.
   4. O ficheiro de clientes é mantido em dia (HubSpot).

   validadoCada mensagem, uma a uma. Nenhum envio em massa.

   O que lhe evitariaO orçamento parado, em que ninguém insiste.

3. Suporte

   • Suporte — Iris
   • Memória — Otto

   Quando arrancaA cada solicitação de suporte.

   O que daí saiCada solicitação triada e, a pedido, a sua resposta preparada; um artigo de ajuda tirado da pergunta que se repete (HubSpot, Zendesk, Slack).

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   1. O agente de suporte faz a triagem de cada solicitação e, assim que o pedir, prepara a resposta com o histórico do cliente.
   2. A memória encontra o que já foi respondido.
   3. A pergunta que se repete torna-se um artigo de ajuda.

   validadoCada resposta e cada artigo, antes de sair.

   O que lhe evitariaA mesma resposta, reescrita todas as semanas.

4. Comunicação em cada canal

   • Comunicação — Noa
   • Memória — Otto
   • Pesquisa — Leo
   • Agentes de código

   Quando arrancaTodas as segundas-feiras, o programa da semana; todas as sextas, o artigo do blog da Nakama.

   O que daí saiO programa da semana, as publicações no LinkedIn e no X, o artigo do blog, as notas do episódio do podcast.

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   1. A comunicação tira da semana um texto por canal, LinkedIn e X, a partir das notas, das decisões e dos episódios do podcast.
   2. A memória encontra cada facto e a sua fonte; a pesquisa verifica o que vem da web.
   3. À sexta-feira, os agentes de código redigem o artigo do blog a partir das notas da semana.

   validadoCada texto, antes da publicação.

   O que lhe evitariaA página de LinkedIn que já ninguém alimenta.

5. Visibilidade nas pesquisas e monitorização do site

   • Missões — Ada
   • Pesquisa — Leo
   • Agentes de código

   Quando arrancaTodas as segundas-feiras, a hora fixa.

   O que daí saiUm painel mantido em dia, e as correções prontas a ir para o ar.

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   1. Uma tarefa programada abre cada página do site e anota os títulos, as descrições e as ligações quebradas.
   2. A pesquisa segue na web as consultas em que o site deve aparecer.
   3. Os agentes de código preparam as correções, prontas a ir para o ar.

   validadoCada correção, antes de ir para o ar.

   O que lhe evitariaA ligação quebrada que um cliente descobre antes de si.

6. Vigilância do setor

   • Missões — Ada
   • Pesquisa — Leo

   Quando arrancaTodas as manhãs, a hora fixa.

   O que daí saiTodas as manhãs, uma síntese com as suas fontes, uma linha por tema, e ideias de publicações e de exercícios.

   Ver os passos

   1. Todas as manhãs, uma tarefa programada lança a pesquisa.
   2. A pesquisa lê as falhas de segurança publicadas e o que se escreve sobre os agentes de IA.
   3. Compara as fontes e fica com as que são fiáveis.

   validadoAs publicações e os exercícios tirados da vigilância, antes da publicação.

   O que lhe evitariaA vigilância que se adia sempre para mais tarde.

7. Os números da semana

   • Números — Sage

   Quando arrancaTodas as sextas-feiras.

   O que daí saiO ponto da semana, cada número com a sua fonte.

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   1. O agente dos números recolhe todas as sextas-feiras os contadores da semana, cada um com a sua fonte.
   2. Um número sem fonte não sai: assinala-o, em vez de o estimar.

   validadoCada número, antes da publicação.

   O que lhe evitariaO relatório que se escreve na véspera, à noite.

8. Reuniões e agenda

   • Reuniões — Kai
   • Planeamento — Remy

   Quando arrancaAntes de cada reunião, e todas as segundas-feiras para preparar a semana.

   O que daí saiUma ficha antes, uma ata depois, os horários da semana (Google Calendar, Outlook).

   Ver os passos

   1. Antes de cada encontro, o agente das reuniões prepara uma ficha: quem vem, as trocas anteriores, as questões em aberto.
   2. Depois, redige a ata a partir das notas da reunião.
   3. O agente do planeamento propõe os horários da semana e os blocos a proteger.

   validadoCada marcação, antes de entrar na agenda.

   O que lhe evitariaChegar à reunião sem o dossiê.

9. Faturação e administrativo

   • Chefe de gabinete — Nakama
   • Números — Sage

   Quando arrancaNo primeiro dia útil do mês.

   O que daí saiO texto de cada fatura e de cada lembrete de pagamento, pronto a passar para a ferramenta de faturação; o calendário dos prazos administrativos, mantido em dia.

   Ver os passos

   1. O chefe de gabinete prepara o texto das faturas do mês e dos lembretes de pagamento, e o calendário dos prazos administrativos.
   2. O agente dos números fornece os montantes e as suas fontes.

   validadoCada fatura, antes do envio.

   O que lhe evitariaO prazo administrativo esquecido, o lembrete de pagamento que se vai adiando. A fatura em si faz-se na sua ferramenta de faturação.

• Os posts «build in public» e os artigos do blog

  A comunicação tira da semana os posts do LinkedIn e do X e os artigos do blog: o que foi entregue, o que falhou, o que se aprendeu.

  • Comunicação — Noa
  • Pesquisa — Leo

• O acompanhamento dos pagamentos Stripe

  Os números acompanham as subscrições e os pagamentos Stripe, e assinalam um pagamento falhado; o lembrete fica preparado.

  • Números — Sage
  • Chefe de gabinete — Nakama

• O suporte

  Cada pedido chega ao suporte, que prepara a resposta com o histórico do cliente; a pergunta que se repete torna-se um artigo de ajuda.

  • Suporte — Iris
  • Memória — Otto

• Os e-mails e as reuniões

  A caixa de correio faz a triagem e prepara as respostas; cada reunião tem a sua ficha antes e a sua ata depois.

  • Caixa de correio — Mira
  • Reuniões — Kai

• Os novos exercícios

  Todas as manhãs, uma tarefa programada recolhe as falhas de segurança publicadas; todas as semanas, a pesquisa retém uma, com a sua fonte; os agentes de código escrevem o exercício e a sua correção.

  • Missões — Ada
  • Pesquisa — Leo
  • Agentes de código

• A visibilidade nas pesquisas e a monitorização do site

  Uma tarefa programada relê as páginas do site e segue as consultas em que devem aparecer; os agentes de código preparam as correções.

  • Missões — Ada
  • Agentes de código

validado Cada post, cada artigo, cada resposta, cada exercício, antes de sair.